Większość spółek posiada obowiązek dokonania wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym już na samym początku działalności. Czasami zdarza się, że zmienia się sytuacja prawna lub właściciel. Czy w takiej sytuacji należy zgłosić się do KRS, aby przeprowadzić modyfikację?

W życiu każdej firmy przychodzi czas, że należy wkroczyć w nowy etap. Jak pisał klasyk zarządzania, czyli Peter Drucker: “jedyną pewną rzeczą w organizacji jest zmiana”. Sparafrazowana myśl Heraklita celnie oddaje charakter działalności spółek, organizacji pozarządowych i publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Gdy zatem dojdzie już do zapowiadanych zmian, należy nie tylko przygotować na nie zatrudnione osoby, ale także zadbać o kwestie formalne.
 

Najważniejsze zasady przy zmianie w KRS

Na początku warto uściślić, że zmiany w KRS można dokonać listownie lub poprzez zgłoszenie w biurze podawczym sądu rejonowego. Oczywiście istnieje także możliwość wysłania wniosku za pośrednictwem drogi elektronicznej. W przypadku spółki jawnej i komandytowej będzie to Portal S24. Pozostałe spółki mogą zmienić dane w Portalu Dostępowo-Informacyjnym. Należy jednak dodać, że tego uprawnienia nie posiadają firmy, które zostały założone na podstawie papierowego wniosku.

Jedną z najczęstszych zmian w KRS jest podanie nowego adresu. Przede wszystkim powinno się wprowadzić rozróżnienie między adresem a siedzibą. Pierwsze pojęcie odnosi się do konkretnej lokalizacji, przy jakiej mieści się budynek lub lokal, natomiast siedzibą jest w świetle prawa po prostu nazwa miejscowości – np. Warszawa, Kraków lub Gdańsk. Jeśli zmienia się adres, należy wypełnić odpowiedni formularz dla rodzaju spółki i wysłać go wraz z oryginałem uchwały o zmianie adresu spółki i dowodem dokonania opłaty sądowej.

Tak jak już wspomniano, rodzaj formularzu zależy od typu spółki:

KRS-Z1 – dla spółki jawnej, komandytowej lub partnerskiej

KRS-Z2 – dla spółki komandytowo-akcyjnej

KRS-Z3 – dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej

Warto pamiętać także o wymogu dotrzymania terminu, który określa art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wedle zapisu, wnioski muszą zostać zgłoszone “nie później niż 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. Dotyczy to nie tylko samego wpisu do rejestru, ale także odnosi się do wszelkich zmian w KRS. Jeśli zarządzający rejestrem stwierdzą, że należy pewne dane uzupełnić, na ich poprawę spółka ma 7 lub 14 dni, w zależności od zapisu w postanowieniu.
 

Pozostałe sytuacje wymagające zmiany w KRS

Zmiana adresu jest wprawdzie głównym powodem pojawienia się potrzeby zmiany w KRS, ale to nie jedyna sytuacja, w której trzeba wypełnić wniosek. Procedurę stosuje się także przy zgłoszeniu członka zarządu w spółce kapitałowej, zmianie danych wspólnika, przedmiotu działalności wg. kodów PKD lub zapisów w umowie spółki. Szczegółowe informacje dotyczące kolejnych etapów znajdują się na stronie Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii.