Świat biznesu ciągle się zmienia i przechodzi różne metamorfozy, dlatego pojawiają się nowe rozwiązania, dopasowane do współczesnych potrzeb. Jednym z nich jest tak zwane wirtualne biuro, które pozwala na rozdzielenie miejsca zameldowania firmy z przestrzenią, w której realnie wykonuje się pracę. Czym jeszcze charakteryzuje się ten typ usługi i czy można z niej korzystać, będąc na przykład poza granicami kraju?

Idea wirtualnego biura powstała w 1994 roku, kiedy to Ralph Gregory wpadł na ten nowatorski pomysł. Od tamtego czasu usługi tego rodzaju stały się zdecydowanie bardziej popularne, a na przykład wirtualne biura w Warszawie powstają niczym grzyby po deszczu. Aby legalnie założyć i prowadzić w Polsce firmę, potrzebny jest do tego adres. Nie każdy jednak jest w stanie pozwolić sobie na wynajem biura, szczególnie w centrach dużych miast. Niektórzy także prowadzą swoje przedsiębiorstwo w całości w internecie. W takim wypadku lepiej działać w swoim domu, a dla celów reprezentacyjnych zdecydować się na wirtualne biuro z dobrym, najlepiej warszawskim adresem. Jak działa wirtualne biuro?

Wirtualne biuro poza udostępnieniem firmie odpowiedniego adresu za niewielkie pieniądze (często to mniej więcej 40 złotych miesięcznie), oferuje także innego rodzaju usługi. Bardzo ważną kwestią jest korespondencja, która będzie przychodziła na wynajęty adres – pracownicy wirtualnego biura mogą dostać pozwolenie na otwieranie listów, skanowanie ich i przesyłanie ich do właściciela danej firmy. Ta opcja jest szczególnie przydatna, gdy osoba prowadząca przedsiębiorstwo mieszka w innym mieście lub za granicą. Takie rozwiązanie może przypaść do gustu na przykład tak zwanym cyfrowym nomadom, którzy pracują zdalnie i często się przemieszczają.

Wirtualne biuro w Warszawie czy innym mieście zwykle proponuje także dodatkowe, płatne usługi. Może być to obsługa również połączeń telefonicznych, księgowość czy też okazjonalne udostępnianie przestrzeni biurowych. Takie rozwiązanie może być przydatne, gdy prowadzi się w firmę w całości w internecie, a na przykład raz w miesiącu istnieje potrzeba spotkania się z którymś z kontrahentów.
 

O czym jeszcze warto pamiętać, chcąc się zdecydować na wirtualne biuro?

Przed podjęciem decyzji warto zbadać usługi określonych biur i zdecydować się na takie, które może pochwalić się najdłuższym rynkowym stażem i wysoką odpowiedzialnością. Nie jest zbyt dobrze widziane częste zmienianie adresu swojego przedsiębiorstwa, dlatego lepiej połączyć się na lata z danym, sprawdzonym wirtualnym biurem. Należy pamiętać także o tym, że wraz z zameldowaniem swojego biznesu w innym mieście, zaczyna się podlegać najbliższemu Urzędowi Skarbowemu. Często z tej opcji korzystają firmy, które mają problemy z lokalnymi urzędnikami i pragną stać się bardziej anonimowi wśród tysiąca wielkomiejskich firm. Wirtualne biuro to dobre rozwiązanie, które jest dopasowane do współczesnych czasów, gdy dzięki rozwojowi sieci można prowadzić swoje przedsiębiorstwo nawet z drugiego krańca świata.