Koszty związane z utrzymaniem biura stacjonarnego stanowią niemałe obciążenie dla wielu firm, zwłaszcza tych z sektora MŚP. Współcześnie wiele działalności (m.in. jednoosobowych lub z branży IT) nie potrzebuje stałej siedziby. Polskie przepisy nakładają jednak na każdego przedsiębiorcę obowiązek podania adresu rejestrowanego podmiotu. W takiej sytuacji z pomocą może przyjść wirtualne biuro – usługa, która zdobyła duże uznanie na polskim rynku. W ciągu ostatnich lat powstało jednak wokół niej wiele mitów. Jaka jest prawda na temat wirtualnego adresu w Warszawie?
 

Tylko wirtualny adres?

Zdaniem wielu osób, jedyną zaletą tej usługi jest otrzymanie adresu do rejestracji i korespondencji. Tak naprawdę biuro wirtualne w Warszawie czy innym dużym mieście, poza prestiżową lokalizacją siedziby firmy, niesie ze sobą szereg praktycznych rozwiązań. W zależności od wybranego pakietu, można skorzystać m.in. z obsługi księgowo-prawnej, opcji przesyłania odebranej poczty kurierem, skanowania czy archiwizacji dokumentów.
 

Koszty wirtualnego biura w Warszawie

Stosunkowo wysokie koszty – to kolejny mit, z którym nierzadko muszą borykać się wirtualne biura. Warszawa, jako centrum biznesowe i technologiczne Polski, posiada jedne z najdroższych przestrzeni biurowych pod wynajem. Jak potwierdzają liczne analizy m.in. tegoroczny raport Walter Herz, ceny te będą stale rosły. Wirtualny adres w Warszawie, którego koszt może wahać się średnio pomiędzy 30 a 200 zł miesięcznie, wydaje się być zatem korzystną alternatywą. Oczywiście, wymienione we wcześniejszym akapicie usługi wiążą się z dodatkowymi opłatami. Niemniej, ich łączny koszt jest nawet kilkadziesiąt razy tańszy w porównaniu z wynajmem stacjonarnego biura i zatrudnieniem dodatkowego pracownika.
 

Brak miejsca do biznesowych spotkań

Na temat wirtualnego biura krążą również opinie, że pomimo atrakcyjnego adresu na wizytówce (także w usłudze Google), nie oferuje ono profesjonalnego miejsca spotkań biznesowych. Nawet w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, występuje często konieczność osobistego omówienia szczegółów np. z potencjalnym zleceniodawcą. Jak się jednak okazuje, większość wirtualnych biur posiada opcję wynajmu sal konferencyjnych, które spełniają wysokie standardy i ulokowane są w prestiżowym budynku. Oczywiście, nie jest to idealne rozwiązanie dla firm, których działalność opiera się na codziennych i bezpośrednich kontaktach z klientem. Niemniej, to właśnie małe i średnie przedsiębiorstwa (ze względu na ograniczony budżet) korzystają najczęściej z opcji, jaką jest wirtualny adres. Warszawa Centrum, jako lokalizacja siedziby i miejsce spotkań z najważniejszymi partnerami biznesowymi, podkreśla ich prestiż i profesjonalizm działania.
 

Czas oczekiwania na korespondencję i odpowiedzi mailowe

Jedną z najczęściej wymienianych wad omawianego rozwiązania jest długi czas oczekiwania na odpowiedzi korespondencyjne, mailowe czy telefoniczne. Argumentem, który miałby to potwierdzać jest przekonanie, że wirtualne biuro w Warszawie ma pod opieką wielu klientów. Nie należy jednak zapominać, że rozszerzone pakiety przewidują takie usługi jak m.in. skanowanie wybranych dokumentów, wysyłkę odebranej poczty kurierem czy kompleksową obsługę skrzynki mailowej. Za drobną dopłatą, można mieć pewność, że czas oczekiwania na korespondencję nie utrudni działań biznesowych.