Obowiązkiem podmiotu wpisanego do Krajowego Rejestru Sądowego jest zgłaszanie zmian podlegających wpisowi. Okazuje się, że wiele podmiotów gospodarczych zaniedbuje ten obowiązek, a sąd rejonowy z tego tytułu może nałożyć na firmę grzywnę. W jakim terminie należy zgłosić zmiany i co grozi za niedopełnienie formalności?

W ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym widnieje zasada dotycząca zgłaszania wniosków o zmianę danych ujawnionych w rejestrze. Ustawodawca w art. 22 wyraźnie wskazuje na to, że “wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (…)”. Zmiany w KRS mogą dotyczyć aktualizacji danych osobowych w zarządzie spółki, zmiany adresu spółki, kodów PKD czy umowy spółki. Dotyczy to również sytuacji z zawieszeniem oraz wznowieniem działalności gospodarczej. Wówczas wniosek powinien zawierać nazwę firmy, numer podmiotu w KRS, NIP, adres, datę rozpoczęcia zawieszenia albo wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Wniosek o zmianę danych podmiotu w rejestrze przedsiębiorców składa się w sądzie rejonowym właściwym ze względu na siedzibę podmiotu, którego będzie dotyczyć wpis.

Jeśli wniosek o wpis i zmiany w KRS nie zostanie złożony pomimo upływu terminu, sąd rejonowy wezwie zobowiązania do złożenia wniosku i wyznaczy przy tym dodatkowy 7-dniowy termin.
 

Odpowiedzialność prawna

W przypadku aktualizacji danych i wprowadzenia zmian w KRS podmiotem odpowiedzialnym za złożenie wniosku do rejestru przedsiębiorców jest spółka, którą reprezentuje aktualny zarząd (bądź pełnomocnik). Organem odpowiedzialnym za utrzymywanie rejestru przedsiębiorców w Polsce są sądy rejonowe lub wybrane komórki w ministerstwach.

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli sąd rejonowy stwierdzi zaistnienie zmian przy braku złożenia wniosku o ich ujawnienie, może wszcząć postępowanie przymuszające z możliwością stosowania grzywny w wysokości 10 000 zł. KRS może dodatkowo ponawiać nałożoną grzywnę. Jeżeli pomimo to wpis będzie nadal niezgodny z rzeczywistym stanem, może zostać wykreślony.

Podmiot ponosi odpowiedzialność za zgłoszenie do rejestru nieprawdziwych danych oraz niezgłoszenie zaktualizowanych danych podlegających obowiązkowi zgłoszenia w ustawowym terminie. Nie ponosi odpowiedzialności w przypadku działań siły wyższej, z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej. Jeśli do KRS wpisana jest spółka osobowa, to odpowiedzialność poniosą całym swoim majątkiem wszystkie osoby odpowiadające za zobowiązania spółki. Co więcej, w przypadku braku aktualnych danych personalnych osób uprawnionych do reprezentowania spółki i prowadzenia jej spraw, kontrahenta danej spółki chroni domniemanie prawdziwości wpisu w KRS, przez co może on uchylić się od wykonania zawartych ze spółką umów.

Niezwłoczne dokonywanie zmian w KRS leży w interesie spółki i osób odpowiedzialnych za nią – nie tylko ze względów finansowych, ale również prawnych i wizerunkowych.